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Formation – Centraliser les informations de son entreprise avec Notion

Créer une base de connaissances collaborative avec Notion et Notion AI.

A distance ou en présentiel

14 heures

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Formation intra personnalisable

Cette formation-action accompagne les participants dans la construction dʼune base de connaissances Notion claire, fiable et partageable. À partir des contenus existants de lʼentreprise, les participants apprennent à centraliser les informations, structurer les procédures, organiser les responsabilités de mise à jour et faciliter lʼaccès aux documents utiles au quotidien.

À qui s’adresse la formation ?

Plan de travail 1
  • Dirigeants
  • Managers
  • Responsables dʼéquipe
  • Responsables administratifs
  • Chefs de projet souhaitant centraliser, structurer et partager les informations clés de leur entreprise avec Notion

Objectifs de la formation

  • Concevoir une architecture Notion claire pour centraliser les informations clés de lʼentreprise
  • Structurer une base de connaissances avec pages, bases de données, tags, statuts et responsabilités
  • Créer des modèles de contenus fiables pour procédures, ressources, décisions et documentation interne
  • Mettre en place des règles de nommage, de validation et de mise à jour pour maintenir la qualité documentaire
  • Utiliser Notion AI pour synthétiser, clarifier et transformer les contenus existants en documentation exploitable

Programme de la formation

Diagnostiquer lʼinformation existante et cadrer la base de connaissances
  • Analyse des informations dispersées : documents, procédures, contacts, décisions, ressources
  • Identification des irritants : recherche longue, doublons, versions contradictoires, dépendance aux personnes clés
  • Définition des usages prioritaires et des publics internes concernés
  • Formalisation des règles de gestion : propriétaires, fréquence de mise à jour, niveau de validation
  • Choix des contenus à centraliser en priorité
  • Exercice pratique : Auditer les informations existantes et établir une cartographie des contenus prioritaires.
Construire lʼarchitecture documentaire dans Notion
  • Création de la navigation principale et des espaces thématiques
  • Organisation par équipes, métiers et processus
  • Mise en place de bases documentaires : procédures, ressources, contacts, décisions
  • Configuration des propriétés : tags, statuts, propriétaires, dates de revue, niveaux de confidentialité
  • Gestion des droits, partages et responsabilités dʼaccès
  • Exercice pratique : Créer la structure initiale de la base de connaissances et configurer les premières vues utiles.
Produire des contenus fiables, réutilisables et maintenables
  • Création de modèles de pages pour procédures, modes opératoires, comptes-rendus et décisions
  • Structuration des informations avec contexte, étapes, responsables, ressources et points de contrôle
  • Documentation des outils internes et des processus récurrents
  • Définition des conventions de nommage et de mise à jour
  • Mise en place dʼune checklist qualité avant publication interne
  • Exercice pratique : Créer plusieurs modèles de contenus réutilisables et documenter un processus réel de lʼentreprise.
Accélérer la documentation et la recherche avec Notion AI
  • Synthèse de documents, notes et contenus existants
  • Reformulation claire des procédures et modes opératoires
  • Génération de documentation structurée à partir de notes brutes
  • Extraction des actions, décisions et points de vigilance
  • Bonnes pratiques pour vérifier, corriger et valider les contenus produits par IA
  • Exercice pratique : Transformer des notes existantes en documentation structurée, relue et prête à partager.

Les outils utilisés en formation

Notion

Formateur.s

  • Jérémie Alcaraz

    Jérémie Alcaraz

    Expert Notion & IA

    Jérémie accompagne les organisations dans la structuration de leurs connaissances et la conception d’espaces collaboratifs avec Notion. Ambassadeur Notion et Expert Notion certifié, il aide les équipes à construire des bases de connaissances fiables, à organiser leur documentation et à exploiter Notion AI pour faciliter le partage, la mise à jour et l’accès à l’information.

Modalités de la formation

Pré-requis et validation des pré-requis
  • Savoir utiliser un ordinateur et naviguer sur le web
  • Disposer dʼun compte Notion actif
  • Avoir des informations, documents et procédures à organiser
  • Les pré-requis sont validés lors d’un échange avec le commanditaire du projet de formation et retranscrits dans le document de recueil des besoins. Il s’agit d’un document collaboratif partagé systématiquement avec le commanditaire à l’issue du premier entretien pour co-construire l’action de formation.
    Par ailleurs, nous adressons à chaque apprenant, 2 semaines avant le début de la formation, un questionnaire de préparation de la formation pour adapter au mieux la formation à ses besoins.
Méthodes pédagogiques
  • Le rythme est adapté aux participants, alliant convivialité, interactivité, alternance de sessions d’apports méthodologiques et pratiques pour que vous soyez acteur durant la formation.
  • Le déroulement de la formation intègre la mise en application des notions nouvelles à votre cas d’entreprise durant la session et entre les sessions.
  • Le nombre de participants est limité à 3 maximum en visio et jusqu’à 5 personnes en présentiel pour une dynamique de groupe intéressante et une mise en pratique efficace.
Suivi de l’exécution et évaluation des résultats
  • Création dʼune base de connaissances structurée
  • Questions écrites et échanges oraux
  • Mises en situation
  • Évaluation des acquis en fin de formation
  • Formulaires d'évaluation de la formation
  • Feuilles de présence
  • Certificat de réalisation de l'action de formation
  • 10 jours avant l’entrée en formation : Nous transmettons à chaque stagiaire un questionnaire de préparation de la formation permettant d’adapter au mieux la formation à ses besoins.
  • Pendant la formation : Le contrôle de connaissances et des acquis se font de façon continue via des quiz en ligne avec notation instantanée et des cas pratiques à réaliser. En fin de formation, les stagiaires restituent leurs travaux avec feedback du formateur.
  • A l’issue de la formation : Nous adressons aux stagiaires un questionnaire de satisfaction à chaud et d’auto-diagnostic. Nous mesurons ainsi leur satisfaction et constatons directement l’évolution des compétences en comparaison avec les données recueillies avant la formation. Nous adressons un questionnaire d'évaluation au formateur.
  • 15 jours après la fin de la formation : Nous adressons un questionnaire d'évaluation au financeur (OPCO).
  • Un mois après la formation : Nous adressons un questionnaire d’évaluation aux différentes parties prenantes : commanditaire /manager.
  • 3 mois après la formation : Nous transmettons à l'apprenant un questionnaire d’évaluation à froid pour évaluer l’impact de la formation dans son activité professionnelle.
Moyens pédagogiques et techniques
  • Exemples de bases de connaissances
  • Templates Notion réutilisables
  • Checklist qualité pour publication documentaire
  • Apports méthodologiques structurés
  • Support de formation
  • Pour les formations en présentiel, des salles de formation agréables, lumineuses, spacieuses, modernes, équipées de connexion très haut débit, de grands écrans, et à proximité immédiate des transports.
  • Pré-requis matériels : disposer d’un ordinateur. En cas de formation à distance, disposer également d’une connexion internet.
  • Une semaine avant le début de la formation, nous donnons, à chaque participant, un accès sécurisé à notre plate-forme de formation en ligne (LMS : Learning Management System). L’apprenant accède via son extranet au livret d’accueil, au tuto de l’espace apprenant et au règlement intérieur.
Délai d’accès
2 semaines
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Chaque situation étant unique, nous vous laissons nous en informer pour que nous puissions en tenir compte et adapter notre prestation au besoin.

Note de satisfaction :

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INTRA SUR MESURE

A distance ou en présentiel

14 heures

de formation

1 à 3 personnes à distance
Jusqu’à 5 en présentiel
2520€ HT*

*Ce tarif inclut la personnalisation du contenu à votre cas d’entreprise

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Avatar Pauline Augé

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