Icone loupe
Logo Blue AcademIA
Fermer

Recherche

Formation – Optimiser sa productivité administrative grâce à l’IA

,

Automatiser, rédiger et gagner du temps sur les tâches administratives du quotidien

À distance ou en présentiel Villes d’intervention
7 heures
–
1 jour
Obtenir un devis

Formation intra personnalisable

Les tâches administratives répétitives consomment un temps considérable : courriers, e-mails, comptes-rendus, synthèses, mises en forme. L’IA générative permet aujourd’hui de les accélérer fortement, à condition de savoir l’utiliser avec méthode.
Cette formation aide les participants à identifier les tâches automatisables, à rédiger et synthétiser plus vite, et à construire des automatismes réutilisables adaptés à leur poste.
L’approche est concrète : les exercices portent sur les documents et situations réels des participants, pour un gain de temps mesurable dès la fin de la formation.

À qui s’adresse la formation ?

Plan de travail 1
  • Assistants administratifs
  • Secrétaires
  • Gestionnaires
  • Services support
  • Indépendants gérant eux-mêmes leur administratif

Objectifs de la formation

  • Identifier les tâches administratives automatisables grâce à l’IA
  • Rédiger, reformuler et corriger courriers, e-mails et comptes-rendus avec l’IA
  • Synthétiser des documents et en extraire l’information clé
  • Créer des modèles et automatismes réutilisables (réponses types, tableaux, formulaires)
  • Structurer un flux de travail administratif assisté par l’IA

Programme de la formation

Cartographier ses tâches et repérer les gains
  • Savoir par où commencer pour un gain rapide et sûr.
  • Recenser ses tâches administratives récurrentes
  • Identifier ce qui peut être délégué à l’IA en toute sécurité
  • Distinguer les tâches à fort gain de temps des cas sensibles
  • Enjeux de confidentialité et de données personnelles (RGPD)
  • Atelier : cartographier ses propres tâches et les prioriser
Rédaction assistée
  • Produire courriers et e-mails plus vite et mieux.
  • Rédiger courriers, e-mails et comptes-rendus à partir de consignes
  • Reformuler, corriger et adapter le ton au destinataire
  • Créer des réponses types et des trames réutilisables
  • Vérifier et personnaliser avant envoi
  • Atelier : rédiger un courrier et un e-mail réels avec l’IA
Synthèse et extraction d’information
  • Traiter l’information plus rapidement.
  • Résumer un document long et en extraire les points clés
  • Préparer des notes, ordres du jour et relevés de décisions
  • Extraire des données utiles d’un texte ou d’un tableau
  • Fiabiliser : vérifier les éléments importants
  • Atelier : synthétiser un document apporté par le participant
Modèles et automatisations
  • Industrialiser ce qui revient souvent.
  • Construire des prompts réutilisables (bibliothèque de modèles)
  • Générer tableaux, formulaires et réponses types
  • Standardiser ses documents récurrents
  • Gagner en régularité et en qualité
  • Atelier : créer 2 modèles réutilisables pour son poste
Construire son flux de travail IA au quotidien
  • Ancrer durablement l’IA dans ses routines.
  • Intégrer l’IA dans ses tâches hebdomadaires
  • Choisir le bon outil selon le besoin
  • Fiabiliser les résultats et garder la main
  • Mesurer le temps gagné et ajuster
  • Atelier : bâtir son plan d’action « IA au quotidien »

Les outils IA utilisés en formation

ChatGPTClaude

Les livrables

  • Les fiches ressources France Talents & Transitions remises à chaque participant : Les bases du prompting ; Organiser sa boîte à prompts ; Ranger vos fichiers d’après ce qu’ils contiennent ; Organiser vos fichiers dans Google Drive ; Nettoyer les emails promotionnels de votre boîte ; Préparer rapidement sa semaine à partir de son agenda et de sa boîte mail ; Transformer un fil de messages en notes documentées ; Fiabiliser les informations issues de l’IA générative ; Check-list d’un usage responsable de l’IA générative
  • Une procédure administrative de son quotidien cartographiée et allégée avec l’IA, réalisée pendant la formation
  • Un plan d’action personnel : les trois tâches à mettre en place en priorité au retour au poste

    • Formateur.s

    • Cécile DEMAI

      Cécile DEMAI

      Formatrice et consultante en IA générative

      Cécile DEMAI est formatrice spécialisée en intelligence artificielle générative et ancienne cadre de la fonction publique d’État. Forte d’une longue expérience des environnements administratifs, elle en connaît de l’intérieur les contraintes, les circuits et les exigences.
      Elle accompagne les professionnels dans l’intégration concrète de l’IA dans leurs pratiques, avec une pédagogie pragmatique tournée vers un gain de temps réel et des résultats
      immédiatement actionnables.

    Modalités de la formation

    Pré-requis et validation des pré-requis
    • Usage courant de la bureautique et de la messagerie.
    • Aucun prérequis en intelligence artificielle.
    • Les pré-requis sont validés lors d’un échange avec le commanditaire du projet de formation et retranscrits dans le document de recueil des besoins. Il s’agit d’un document collaboratif partagé systématiquement avec le commanditaire à l’issue du premier entretien pour co-construire l’action de formation.
      Par ailleurs, nous adressons à chaque apprenant, 2 semaines avant le début de la formation, un questionnaire de préparation de la formation pour adapter au mieux la formation à ses besoins.
    Méthodes pédagogiques
    • Le rythme est adapté aux participants, alliant convivialité, interactivité, alternance de sessions d’apports méthodologiques et pratiques pour que vous soyez acteur durant la formation.
    • Le déroulement de la formation intègre la mise en application des notions nouvelles à votre cas d’entreprise durant la session et entre les sessions.
    • Le nombre de participants est limité à 3 maximum en visio et jusqu’à 5 personnes en présentiel pour une dynamique de groupe intéressante et une mise en pratique efficace.
    Suivi de l’exécution et évaluation des résultats
    • Feuilles de présence
    • Questions orales ou écrites (QCM)
    • Mises en situation
    • Formulaires d'évaluation de la formation
    • Certificat de réalisation de l'action de formation
    Moyens pédagogiques et techniques
    • Supports pédagogiques commentés et partagés à distance
    • Apports méthodologiques structurés
    • Templates prêts à l’emploi
    • Cas pratiques
    • Etudes de cas concrets
    • Quiz
    • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
    Délai d’accès
    2 semaines
    Accessibilité aux personnes en situation de handicap
    Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Chaque situation étant unique, nous vous laissons nous en informer pour que nous puissions en tenir compte et adapter notre prestation au besoin.

    Note de satisfaction :

    Désolé, aucun contenu trouvé.

    INTRA SUR MESURE

    À distance ou en présentiel

    Villes d’intervention

    7 heures

    –
    1 jour
    1 à 3 personnes à distance
    Jusqu’à 5 en présentiel

    À partir de

    1600€ HT*

    *Ce tarif inclut la personnalisation du contenu à votre cas d’entreprise

    Demander un devis
    Prendre RDV
    Organisme certifié Qualiopi
    Jusqu’à 100% finançable par votre OPCO
    Avatar Pauline Augé

    Une question ? Nous répondons sous 48h
    Contactez-nous

    Les autres formations pour booster sa productivité avec l'IA

    nouveau

    Formation SEO et IA de manière actionnable

    Attirer plus de clients avec l'IA Booster sa productivité avec l'IA Booster ses ventes avec l'IA
    Profitez de patterns SEO
    Loïc Chaveau
    Animée parLoïc Chaveau
    21 heures
     – 21 jours

    À distance

      Les autres formations pour automatiser ses tâches avec l'IA

        Vous avez un projet de formation spécifique ?

        Nous identifions avec vous les compétences à développer et les experts les plus pertinents pour accompagner vos équipes.

        Échanger avec Marianne